Bedrijfsstrategie

Hoe zet je vendor management in voor je organisatie?

31/05/2022
Door Huis van Talent
vendor-management-sourcing

Vendor management in een krappe arbeidsmarkt

Krapte op de arbeidsmarkt, digitalisering, en de eeuwige zoektocht naar gekwalificeerde (potentiële) werknemers. Organisaties blijven zoeken naar de juiste oplossing: hoe gaan we ons personeelsbestand in de toekomst inrichten? Bij deze zoektocht vervullen leveranciers een belangrijke rol, waarbij ze steeds vaker de rol aannemen van partner. Maar hoe kun je als organisatie vendor management op de juiste manier inzetten op de krappe arbeidsmarkt?

De juiste externe werknemers vinden

Het vinden en beheren van de juiste externe werknemers is een uitdaging voor veel organisaties. De HR-afdeling moet rekening houden met meerdere financiële en juridische factoren bij het inzetten van flexibel personeel. Organisaties die hun personeelsbestand zelf beheren krijgen onder andere te maken met behoorlijke administratieve uitdagingen. Met vendor management kunnen organisaties hun gehele inhuurproces vastleggen in een VMS-systeem (Vendor Management Systeem). Het digitaal faciliteren van het inhuurproces levert voor velen de nodige kostenbesparing op – vanwege het verminderen van risico’s en het foutloos factureren.

Het digitaal faciliteren van het inhuurproces levert voor velen de nodige kostenbesparing op – vanwege het verminderen van risico’s en het foutloos factureren.

Digitalisering HR-processen

Het digitaliseren van administratieve HR-processen is overigens niets nieuws. Veel organisaties zijn al overgestapt naar een digitaal systeem, waar onder andere het salaris wordt bijgehouden, maar ook de secundaire arbeidsvoorwaarden, opleiding en de laatste beoordelingen van personeelsleden. Alleen wordt in dit (digitale) HR-proces vaak niet de externe inhuur meegenomen.

De externe inhuur is bij het overgrote merendeel van organisaties versnipperd. Dit komt mede doordat afdelingen vaak ieder afzonderlijk werken met hun eigen netwerk met partijen die de juiste professionals aanbieden. Kort gezegd, HR richt zich op de vaste medewerkers terwijl het de taak is van inkoop om het proces voor de inhuur van derden of externen te faciliteren.

Wanneer je vendor management inzet voor externe inhuur, krijg je een totaaloverzicht wat externe medewerkers binnen de organisatie doen. Met het dataoverzicht kun je meteen de start en einddatum zien, de rol, het tarief en de succesgraad. Zo kun je het externe inhuurproces beter analyseren en bijsturen. Vendor management maakt het mogelijk om makkelijker binnen een krappe arbeidsmarkt te navigeren én de juiste kwalitatieve werknemers te vinden voor je organisatie.

MSP bewaakt het overzicht

Om grip te krijgen op het inhuurproces kunnen organisaties een Managed Service Provider (MSP) inhuren. Door samen te werken met een MSP krijgt de HR-afdeling inzicht in de kwaliteit van de kandidaat, compliance van de leverancier, de inhuurperiode en de kosten. Door een samenwerking aan te gaan met een MSP kunnen organisaties doelgericht aan de slag gaan om hun doel te bereiken; snel en efficiënt externe medewerkers inzetten binnen de organisatie.

Voorbeeld van een MSP dat met een Vendor Management Systeem werkt is Circle8. Volgens projectmanager Kasper Kropman zet Circle8 de juiste strategie uit afhankelijk van de vraag en de positie van de klant. “Wij bepalen de strategie afhankelijk van de wens van onze klant. Zo kan een passieve of actieve strategie worden ingezet, met veel of juist weinig betrokkenheid van de recruiter of MSP-consultant.”

Kostenbesparing met MSP

Op de krappe arbeidsmarkt is niet alleen het lage tarief belangrijk, maar juist het optimaliseren van de inhuur. Met behulp van een MSP krijgen organisaties grip op de externe inhuur en zorgen ze voor een grotere kostenbeheersing voor de organisatie. In de kern draait het erom dat de leverancier de klant en zijn netwerk serieus neemt. Het uiteindelijke doel is dat de juiste kandidaten in de talentpool belanden, zodat de leverancier het juiste talent voor de juiste functie in kan zetten.